Optimaliseer uw orderafhandeling
RetailVista is de afgelopen jaren flink uitgebreid op het gebied van orderverwerking. In dit artikel nemen wij u graag mee in de mogelijkheden die wij tegenwoordig kunnen bieden.
RetailVista heeft de afgelopen jaren een enorme groei doorgemaakt op het gebied van orderfulfilment. Dit begint in het verkooporderproces, waar nu gebruik wordt gemaakt van scenario’s. We hebben gemerkt dat verschillende soorten bestellingen verschillende methoden voor orderverwerking vereisen. Zo verschilt de verkoop van vuurwerk sterk van tuinmeubelen en dat verschilt weer van bestellingen van artikelen die in de winkel staan (showroombestellingen). Door deze verschillen vast te leggen in afzonderlijke ‘scenario’s’ zal elk type order de juiste orderverwerking volgen.
Digitaal orders rapen
Naarmate het aantal bestellingen toeneemt wordt het verzamelen van bestellingen via papieren raaplijsten uiteindelijk onpraktisch. In de tijd tussen printen van de raaplijsten en het daadwerkelijke rapen kan de magazijnlocatie-/voorraadpositie sterk veranderd zijn. Dus wordt er dan gewerkt met verouderde data. Als oplossing is RetailVista Mobile uitgebreid met twee vormen van digitaal orders rapen. Het grote voordeel van digitaal orders rapen is dat de voorraadpositie direct wordt bijgewerkt. En als u met magazijnen en magazijnlocaties werkt wordt dit per locatie vastgelegd. Er is een eenvoudige variant om per bestelling te rapen. De andere variant is begeleid orders rapen, waarbij orders regel voor regel worden verzameld. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door één orderpicker of door meerdere medewerkers die tegelijkertijd orders rapen. Het is ook mogelijk om meerdere bestellingen in één keer te verzamelen, waarbij gebruik wordt gemaakt van dragers om meerdere bestellingen netjes gescheiden te houden.
Carriers
Carriers kunnen fysiek zijn (verzamelbakken) of digitaal, waarbij de carrierlabels worden afgedrukt tijdens het order raapproces. Hierdoor is altijd zichtbaar welk artikel bij welke bestelling hoort.
Omdat veel van onze detaillisten een winkel en één of meerdere magazijnen hebben, is er vaak de wens om bestellingen zowel in de winkel als in een magazijn te rapen. RetailVista Mobile ondersteunt beide opties en zelfs gemengde opties. Hierdoor ontstaat de noodzaak om achteraf productstromen samen te voegen. Dit is waar de pack & ship-applicatie in het spel komt.
Pack & ship
Deze applicatie wordt op de inpakafdeling gebruikt om bestellingen transportklaar te maken. De pack & ship applicatie helpt bij het samenvoegen van de verschillende carriers van één bestelling naar één verzendopdracht. Vervolgens kan er gecontroleerd worden of de juiste artikelen verzameld zijn. Zelfs als er via RetailVista Mobile (digitaal) orders geraapt zijn kunnen er fouten optreden; het blijft mensenwerk. Deze controle gebeurt in combinatie met het aanmelden, via Sendcloud, van zendingen bij een transporter. Bij multipakket zendingen zorgt de inpak controle er voor dat de inhoud van elke doos bekend is. Elke doos krijgt een eigen barcode. Dit zorgt ervoor dat als er onderweg een doos kwijtraakt bekend is welke artikelen in die doos zaten en dus niet-geleverd zijn.
Verzendlabels
Zendingen worden geregistreerd bij SendCloud. SendCloud zorgt voor de beschikbaarheid van diverse marktpartijen die zendingen afhandelen, zoals PostNL, DPD, DHL en vele anderen. Na het afronden van de zendingsregistratie worden de track & trace barcodes opgeslagen in RetailVista en worden alle verzendlabels automatisch afgedrukt.
Ook voor eigen transport biedt de inpak- & verzendapplicatie uitkomst. Er bestaat namelijk een interne pakketdienst genaamd RetailVista pakketdienst. Voor deze interne dienst worden ook track & trace barcodes aangemaakt en verzendlabels geprint. Dit betekent dat bestellingen die via eigen transport worden geleverd altijd voorzien zijn van verzendlabels. Eindelijk een magazijn waar alle uitgaande zendingen voorzien zijn van verzendlabels!
Uitgifte
Voor het afhandelen van eigen transport bestaat er binnen RetailVista Mobile een “uitgifte” applicatie. Deze applicatie kan worden geïnstalleerd op de telefoons van bezorgers. Door de barcode op de verzendlabels te scannen weet de software of er sprake is van een multipakket zending en wordt de chauffeur geïnformeerd over het aantal dozen dat bij een klant afgeleverd moet worden. Ook voor de betaling aan de chauffeur bieden wij oplossingen. Zendingen kunnen onder rembours worden klaargemaakt. Hierdoor zal in de uitgifte applicatie aangegeven worden dat er eerst betaald moet worden voordat de zending wordt overhandigd. Na levering wordt het betaalde bedrag via RetailVista POS verwerkt, zodat het kassasaldo aan het einde van de dag klopt en alle openstaande betalingen zijn verwerkt.
Retouren
Helaas worden er soms artikelen geretourneerd. RetailVista heeft hiervoor onlangs een retouradministratie gekregen. Er is ondersteuning voor het vooraf aanmelden van retourzendingen, maar het is voor klanten ook mogelijk om artikelen te retourneren zonder vooraanmelding. In dat geval vindt de voorregistratie in principe gelijktijdig plaats met de fysieke aankomst van de artikelen. Retourzendingen maken ook gebruik van vooraf geconfigureerde retourscenario’s, waaronder het terugbetalen van de aankoop, het ruilen van zendingen of het opnieuw verzenden van artikelen als een klant geen zending heeft ontvangen. De retourmodule voorkomt dat artikelen vaker worden geretourneerd dan klanten hebben besteld (en ontvangen). En uiteraard wordt er rekening gehouden met de originele aankoopprijs. Er zijn verschillende integraties met betaalsystemen.
De retourmodule bevindt zich momenteel in een pilotfase bij enkele RetailVista gebruikers en zal in 2025 commercieel verkrijgbaar zijn.
Hoe het orderverwerkingsproces zich bij u gaat gedragen is afhankelijk van uw specifieke situatie. Samen met de productspecialisten van NedFox worden de juiste keuzes gemaakt en de inrichting gemaakt, inclusief de verschillende scenario’s. Het resultaat is een soepel lopend en gecontroleerd orderverwerkingsproces waaruit u het beste rendement haalt.